Del papel al mundo digital con «NeMeA Sistemi»: el valor de la digitalización de los archivos municipales
La transformación digital en la administración pública Se trata ya de un reto real, al que los ayuntamientos se enfrentan cada día en la gestión de actividades, documentos y servicios. En este proceso, incluso aquello que parece quedar entre bastidores adquiere un papel decisivo: la digitalización de los archivos municipales, la simplificación del acceso a la información y la capacidad de poner los datos y los documentos realmente al servicio de las administraciones y de los ciudadanos.
Es en este contexto donde NeMeA Sistemi colabora con las administraciones en los procesos de digitalización de los archivos municipales, prestando especial atención a las trámites de construcción. Un trabajo que no se limita a la conversión del formato en papel al digital, sino que tiene como objetivo crear sistemas documentales más accesibles, seguros e integrados con las herramientas de gestión que ya se utilizan, contribuyendo de forma concreta a la eficiencia de las oficinas y a la calidad de los servicios.
Una gestión más sencilla y rápida de los trámites de construcción
Los expedientes de obras suelen constituir uno de los fondos documentales más complejos de gestionar en un ayuntamiento. Digitalizarlos significa agilizar y ordenar el acceso a una gran cantidad de información, que a menudo se encuentra repartida entre expedientes, anexos y protocolos técnicos. Con la solución NeMeA, cada expediente se carga íntegramente en el sistema de gestión municipal. Pero el proceso no se limita al escaneo: los documentos se catalogan, indexan y organizan para que puedan consultarse de forma inmediata. De este modo, los permisos, las autorizaciones, las modificaciones y los anexos pueden buscarse en tiempo real, lo que supone una reducción considerable de los tiempos de búsqueda y una gestión diaria más ágil para el personal municipal.
El valor de la georreferenciación: archivos que interactúan con el territorio
Uno de los elementos fundamentales del proyecto es la introducción de datos en el SIG y la georreferenciación de los expedientes. Cada documento se asocia a una ubicación concreta en el territorio y se pone a disposición en el GeoPortal-X, a través de un mapa interactivo que permite consultar de forma inmediata e intuitiva las actuaciones urbanísticas. A esto se suma la conexión directa con los datos catastrales, con la integración de información procedente de fuentes oficiales como la Agencia Tributaria. De este modo, el expediente de construcción se integra en un sistema de información más amplio, completo y coherente, capaz de ofrecer a las oficinas una visión clara y actualizada del territorio.
Beneficios concretos para el municipio
Los resultados de estas actividades se traducen en ventajas concretas y cuantificables. A nivel operativo, los plazos de búsqueda y tramitación de los expedientes pueden reducirse considerablemente, lo que repercute directamente en la eficiencia de las oficinas. También en materia de sostenibilidad los beneficios son significativos: menos papel significa menos gastos de impresión, archivo y eliminación, además de una gestión más responsable de los recursos. A ello se suma un elevado nivel de seguridad, garantizado por Copias de seguridad en la nube y mediante protocolos que cumplen con el RGPD para la protección de los datos sensibles.
Las actividades, que ya se encuentran en una fase avanzada en varios municipios clientes, confirman el compromiso de NeMeA Sistemi de ofrecer soluciones «llave en mano», diseñadas para acompañar a las administraciones en un proceso de innovación concreto, eficaz y duradero.
